Gặp việc tâm lý hoảng loạn! 3 cách giúp bạn thoát khỏi cảm xúc tiêu cực
Gặp áp lực tại nơi làm việc, giống như tình cảnh bị “cá mập bủa vây”, trốn tránh không phải là biện pháp tốt.
Ngay cả khi bạn cố gắng kiềm chế và điều chỉnh các suy nghĩ của mình, nhưng đôi khi những rắc rối không mong muốn sẽ phát sinh. Khi bạn đối mặt với những vấn đề bạn thường có những cảm xúc tiêu cực như tức giận, ghen tuông hay buồn bã, nếu bạn muốn duy trì sự bình tĩnh trong mọi tình huống thì cách mà bạn kiểm soát cảm xúc của mình là rất quan trọng.
Bí quyết để chúng ta có thể điều khiển cảm xúc của mình chính là coi những hỗn độn là “vấn đề logic mà chúng ta có thể giải quyết được”.
Chia vấn đề thành có thể kiểm soát và không thể kiểm soát
Dù bạn có phiền muộn hay tiếc nuối, nhưng vĩnh viễn sẽ có những điều bạn không thể làm được. Bạn nỗ lực vào nhưng không làm được, thậm chí còn ảnh hưởng đến cảm xúc đều sẽ là tốn công vô ích.
Khi tôi còn làm việc trong xưởng sửa chữa của Toyota, sau khi xe của khách hàng được sửa chữa xong kim loại tấm (bấm: tấm kim loại là phương pháp gia công, nếu bề ngoài thùng xe bị hư hỏng, biến dạng thì cần phải qua quá trình này), để giao xe cho khách hàng, tôi điều khiển xe ô tô của khách rời khỏi xưởng sửa xe, không ngờ tôi đâm phải cột điện bên đường. Lúc này đầu óc tôi quay cuồng, hoảng hốt.
Vị tiền bối đi cùng tôi lúc đó đã nói với tôi: “Trước tiên anh hãy nghĩ xem bây giờ có thể kiểm soát được việc gì.” Tôi bình tĩnh lại và nghĩ, khi đụng xe đã là thứ không thể thay đổi và kiểm soát được, tình trạng xe bị móp méo là không thể khôi phục lại trạng thái ban đầu ngay lập tứ được. Vì vậy, trong trường hợp này, điều duy nhất bạn có thể kiểm soát là cách bạn đối xử với khách hàng và cách giải quyết hậu quả sau này với tư cách là một nhân viên của công ty.
Tôi ngay lập tức thú nhận lỗi của mình với khách hàng và xin lỗi ngay tại chỗ. Mặc dù khách hàng cảm thấy hơi đột ngột nhưng cũng đã chấp nhận tha thứ cho tôi. Khách hàng cần xe trong tuần nên tôi khẩn trương xác nhận lịch sửa chữa với công ty để đảm bảo xe sửa được trong vòng 1 tuần sẽ trả lại cho khách
Ngay cả khi những vấn đề lớn xảy ra, so với việc thất vọng thì chúng ta nên tìm ra giải pháp để giải quyết nó.
Một khi con người chúng ta rơi vào trạng thái hoang mang đại khái như “tôi phải làm gì” hoặc “tôi muốn trốn chạy”, chúng ta không thể giải quyết vấn đề bằng những cảm xúc tiêu cực này. Trong trường hợp này, tốt hơn hết bạn nên cố gắng cải thiện vấn đề và thực hiện các biện pháp cụ thể ngay lập tức.
Tránh dành thời gian và sức lực cho những việc mà chúng ta không kiểm soát được, những biện pháp thực tế có thể khiến tâm trạng chúng ta dễ chịu hơn rất nhiều.
Phân biệt giữa sự thật và ý kiến
Trước đây khi còn làm ở xưởng sửa xe, tôi thường gặp phải những phản ảnh ánh khác nhau của khách hàng.
Ví dụ, đôi khi khách hàng có thể hỏi rằng: “Mỗi khi đạp phanh, anh nghe thấy âm thanh lạ, có phải do má phanh bị mòn không?” Điều mà kỹ thuật viên bảo dưỡng cần chú ý lúc này là chỉ cần lấy lời nói của khách hàng làm đối chiếu.
Chúng ta nên bình tĩnh xác nhận xem sự thật là như thế nào, thay vì tin vội những phản ánh từ khách hàng. Nếu bạn tin vào lời nói của khách hàng, mà sửa chữa xe với lý do má phanh bị mòn, rất có thể dẫn đến đánh giá sai tình trạng thực tế của xe.
Việc kiểm soát cảm xúc thông thường cũng giống như vậy. Khi mọi người cảm thấy tức giận hoặc cáu kỉnh, lý do của những cảm xúc tiêu cực này có phải là dựa trên sự thật khách quan không? Hay nó đến từ thành kiến của chính bạn? Chúng ta phải phân biệt rõ ràng.
Phân biệt rõ vấn đề và cảm tính
Sự phân biệt giữa vấn đề và cảm xúc có thể nói là sự mở rộng khía cạnh của sự phân biệt giữa sự thật và ý kiến.
Có lần, đồng nghiệp mới vì cô lý do công việc đình trệ nên đã không kịp thời gian giao xe cho khách hàng, lúc đó tôi đã rất tức giận và nói với anh ấy rằng: “Các anh không giao kịp xe của khách hàng. Các anh không đủ tư cách làm kỹ thuật viên bảo trì!”
Lúc đó, cấp trên nhìn thấy vậy và khuyên tôi không nên xử lý sự việc theo cảm tính, anh ấy khuyên rằng: “Người mới không làm đúng chức trách và việc chúng ta không thể bỏ qua sai sót này của cậu ấy là hai vấn đề khác nhau.” Một câu nói của tiền bối đã khiến tôi thức tỉnh, vậy cần phân biệt rõ giữa vấn đề và cảm tính.
Nói cách khác, tôi cần phải bình tĩnh đối mặt với câu hỏi rằng “tại sao cấp dưới của mình không thể giao xec trước thời hạn”. Con người đôi khi không thể tránh khỏi những cảm xúc nhất định, nhưng chúng ta không thể bỏ qua những vấn đề quan trọng nhất vì những cảm xúc này.
Cần phân biệt rõ giữa “sự thật – ý kiến” và “vấn đề – cảm xúc”, nếu bạn có thể phân biệt rõ được sự khác biệt này thì bạn sẽ không bị quấy rối bởi những cảm xúc không cần thiết.
Khi gặp vấn đề, cần tìm ra nguyên nhân căn bản.
Mặc dầu chúng ta biết rằng cần phân biệt rõ giữa vấn đề và cảm xúc, nhưng thực tế vấn đề phát sinh, bạn cần làm gì để ứng phó. Câu trả lời chính là chúng ta cần đi tìm gốc rễ để tìm ra căn nguyên của vấn đề.
Giả sử, công ty bạn có một nhân viên trẻ hàng ngày đều đến muộn. Tại sao anh ấy luôn đến muộn? Tôi liệt kê một vài lý do có thể khiến anh ấy đi làm muộn:
Nhân viên này không quen dậy sớm, cho dù có đặt bao nhiêu báo thức, anh ta sẽ vô thức nhấn tắt.
Sắp xếp thời gian không phù hợp, và dành quá nhiều thời gian để ăn sáng và thay quần áo, dẫn đến việc đến trễ.
Sống ở nơi mà các phương tiện giao thông công cộng như xe buýt hoặc xe điện thường bị kẹt hoãn.
Như đã nói ở trên, đôi khi sự cố có thể do một nguyên nhân nào đó, hoặc có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Vì vậy, điều quan trọng là phải suy nghĩ rộng về các yếu tố và tìm ra nguyên nhân thực sự.
Ví dụ, không thể cố định thời gian dậy sớm, có thể nguyên nhân là do ngủ muộn, hoặc sau khi tan ca đi nhậu nhẹt về muộn. Lý do khiến anh ấy uống rượu sau giờ làm việc có lẽ là vì muốn giải tỏa phiền muộn. Vì vậy, trong trường hợp này, nếu bạn muốn giúp anh ấy sửa được thói quen đến trễ, bạn phải tìm hiểu những rắc rối sâu trong lòng anh ấy và giải quyết chúng.
Như đã nói ở trên, vấn đề thường do nhiều nguyên nhân khác nhau gây nên, vì vậy để giải quyết triệt để vấn đề, chúng ta phải tìm ra căn nguyên và tìm giải pháp.
Vì vậy, cho dù bạn có mắng nhân viên đi trễ hàng ngày: “Anh không thể đi làm sớm hơn được sao?” thì cũng chẳng ích gì, thậm chí nếu bạn dọa nạt: “Đi muộn thì trừ lương” thì cũng chỉ có tác dụng ngắn hạn, về lâu về dài thì chỉ có thể cho tình hình tồi tệ hơn.
Sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn mắng nhân viên sale không đạt doanh số “hãy nỗ lực hơn nữa”; Ngay cả bạn lệnh cho nhân viên làm thêm tại công ty về sớm hơn cũng không giải quyết được vấn đề căn bản. Nếu bạn không tìm ra căn nguyên vấn đề để cải thiện tình hình vấn đề có thể biến tướng hơn nữa.
Giả sử bạn muốn trở thành một người sếp chu đáo và tâm lý, thì bạn nên mua tặng người nhân viên đi trễ ấy một cái “đồng hồ báo thức âm lượng siêu lớn”, thế là có thể giúp anh ấy. Trong ngắn hạn, nó có thể giải quyết vấn đề đi muộn của anh ấy, tuy nhiên, làm như vậy về cơ bản không thể giải quyết được rắc rối căn bản của anh ấy.
Sau một đoạn thời gian, anh ta cũng sinh bệnh vì thức khuya dậy sớm, dẫn đến hiệu suất công việc kém, thậm chí nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến mất khả năng lao động. Cho nên cần phải tìm hiểu rõ căn nguyên vấn đề và tìm ra cách để giải quyết gốc rễ vấn đề.
Dùng nguyên tắc 5 lý do để tìm ra vấn đề
Nếu bạn muốn thoát khỏi cái kén và đào sâu hơn vào vấn đề, “5 câu hỏi vì sao” mà Toyota đã truyền lại từ thời xưa chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề. Năm lý do còn được gọi là “phân tích tại sao-tại sao” trong sản xuất, như tên gọi, khái niệm này là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thông qua các câu hỏi lặp đi lặp lại.
Chúng ta không chỉ cần giải quyết vấn đề trước mắt mà còn phải sử dụng “năm lý do tại sao” để tìm ra nguyên nhân. Lúc đầu, phương pháp này chủ yếu tập trung vào Toyota và các ngành sản xuất khác và nó được sử dụng rộng rãi, tuy nhiên, phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến hơn trong các công ty công nghệ.
Ngoài các công ty Nhật Bản, nhiều người trên thế giới đang sử dụng phương pháp 5 lý do này, Tôi nghĩ hiện tượng này có thể là do tính phức tạp của vấn đề.
Trong những năm gần đây, các yếu tố như hệ thống công nghệ thông tin, các loại công cụ khác nhau, cảm xúc của con người, … đan xen một cách phức tạp, khiến việc phân tích vấn đề trở nên khó khăn hơn. Ngay cả khi bạn áp dụng các biện pháp tạm thời khi sự cố xảy ra, nó chỉ là tạm thời, cuối cùng vấn đề sẽ xuất hiện và bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải quyết. Và tôi nghĩ rằng nguyên tắc năm lý do sẽ là một trong những cách hiệu quả để phá vỡ sự bế tắc này.
Mỗi ngày chúng ta phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, bế tắc và chúng ta cần phải tìm cách giải quyết chúng.
Hầu như tất cả các loại hình công việc mà chúng ta làm hàng ngày là để giải quyết các vấn đề khác nhau. Khi đối mặt với một vấn đề, đầu tiên chúng ta phải nghĩ đến là “tại sao” trong đầu và hình thành thói quen suy nghĩ để tìm ra lý do. Để loại bỏ những vấn đề không cần thiết càng nhiều càng tốt, bằng cách loại bỏ và tránh nghĩ đến những thứ không cần thiết, bạn có thể làm cho suy nghĩ của mình trôi chảy và rõ ràng hơn.
Eve
Linda Huang biên dịch
Xem thêm:
